Administrasi dalam pengertian yang sempit yaitu kegiatan ketatausahaan yang intinya adalah kegiatan ruti catat-mencatat,mendokumentasika kegiatan,menyelenggarakan surat-menyurat dengan segala aspeknya serta mempersiapkan laporan. Administrasi pendidikan dalam pengertian secara luas adalah segenap proses pengerahan dan pengintegrasian segala sesuatu baik personel,spiritual maupun material yang bersangkut paut dengan pencapaian tujuan pendidikan. Proses administrasi pendidikan segenap usaha orang-orang yang terlibat didalam proses pencapaian tujuan pendidikan itu diintegrasikan,diorganisasi dan dikoordinasi secara efektif,dan semua materi yang di perlukan dan yang telah ada dimanfaatkan secara efisien. Dalam pengertian yang luas ini, istilah administrasi juga dapat diartikan sebagai berikut :
“Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersam yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien”.
Dalam batasan tersebut di atas, makna administrasi dapat di urai paling tidak menjadi lima pengertian pokok, yaitu : Administrasi merupakan kegiatan atau kegiatan manusia, rangkaian kegiatan itu marupakan suatu proses/pengelolaan dari suatu kegiatan yang kompleks, oleh sebab itu bersifat dinamis, proses itu dilakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi, dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, proses pengelolaan itu dilakukan agar tujuannya dapat dicapai secara efektif dan efisien
Agar kegiatan dalam komponen administrasi pendidikan dapat berjalan dengan baik dan mencapai tujuan, kegiatan tersebut harus dikelola melalui suatu tahapan proses yang merupakan daur (siklus). Adapun proses administrasi pendidikan itu meliputi fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, komunikasi, supervise kepegawaian dan pembiayaan dan evaluasi. Semua fungsi tersebut satu sama lain bertalian sangat erat. Untuk menadapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi-fungsitersebut di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci. (1) Perencanaan (Planning) merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan,pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan,yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material. Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut : menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai, meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan, mengumpulkan daa dan informasi-informasi yang diperlukan menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan, merumuskan bagimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan
Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasiatau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalannyapenyelesaian. Jadi, perencanaan sebagai suatu fungus administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut : “perencanaan(planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian tindakan-tindakan yang tertuju pada tercapainya maksu-maksud dan tujuan pedndidikan”. (2) Pengorganisasian(Organizing) merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapatadanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harfmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapandan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dlam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan penglaman,bakat, minat, pengetahuan dan kepribadian masing-masing prang yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tigas tersebut. Dengan demikian ,pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut “pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan-tujuan pendidikan”. (3) Kepegawaian (Staffing) Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel. Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengorganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel-personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan. (4) Pengkoordinasian (Coordinating), Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan. Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selarfas dengan anggota dalam usaha mencapai tuju an. Usayha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara,seperti:(a)melaksanakan penjelasan singkat (briefing);(b)mengadakan rapat kerja;(c) memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis,dan (d) memberikan balikan tentang hasil sutu kegiatan.(Soetjipto:137:2004). Dengan demikian,koordinasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagi berikut :“koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran-pkiran, teknikk-teknik dan tujuan-tujuan kedalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”. (5) Komunikasi, dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud-maksud ke seluruh struktur organisasi sanat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada sekedar menyalurkan pikiran-pikiran, gagasan-gagasan dan maksud-maksud secara lisan atau tertulis. Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya. Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut : “komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempengaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur organisasi”. (5) Supervisi, Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atau supervise. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memungkinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan. (6) Pembiayaan, merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat menentukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi. Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan planning sampai dengan pelaksanaannya. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan, dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan, bagaimana penggunaanya, siapa yang akan melaksanakannya, bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya. (7) Penilaian (Evaluating) adalah aktivitas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi. Dengan mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan-kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang diperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya. Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah : memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja , pekejaan tersebut berhasil, menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien, memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak, memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi.
